Anzen
Das einzig native DMS für Vertec
Anzen bietet immensen Nutzen für Ihre Systemlandschaft rund um Vertec. Die einzige native Vertec-Integration auf dem Markt sorgt für nahtlose Abläufe zwischen CRM/ERP und dem Dokumentenmanagement. Ihre Vorteile mit Anzen:
- Einführung leicht gemacht: Migration per Knopfdruck
- Vertec-Berechtigungen automatisch übernehmen
- Dokumente direkt aus Vertec öffnen oder erstellen
- Dokumente automatisch verschlagworten anhand von Vertec Daten
- Überblick behalten mit Ordnerstrukturen, kompatibel mit Windows Explorer und macOS Finder
- Felder selbst definieren und automatisch aus Vertec befüllen lassen
Ihr Nutzen
Dokumentenablage und Versionierung
Anzen ist ihr moderner Dokumentenarbeitsbereich. Jedes Dokument kann mit Verschlagwortungen angereichert und optional versioniert werden, so dass jede Änderung im Dokument und dessen Verschlagwortung revisionssicher nachvollziehbar bleibt.
Anzen unterstützt die Übernahme Ihres vorhandenen Dokumentenbestandes durch eine integrierte automatische Migration.
Volltextsuche
Der Inhalt aller Dokumente und Anhänge werden für die Suche inkl. ihrer zugeordneten Schlagworte indiziert. Unterstützt werden Office-Dateien, PDF-Dateien, Emailformate, ZIP-Dateien, Textdateien und Bilder, bei denen über OCR der Textinhalt erkannt wird.
Revisionssichere Versionierung
Jede Datei- oder Metadatenänderung wird von Anzen nachvollziehbar versioniert. Dadurch ist Anzen als GoBD konformes DMS einsetzbar.
Sicher
Anzen kennt Ihr ERP-System und weiß welcher Benutzer für welches Projekt berechtigt ist. Dementsprechend werden Dokumente bei der Suche ein- oder ausgeblendet oder nicht zur Bearbeitung angeboten.
Einfach
Anzen integriert sich im Windows Explorer oder Finder (Mac): dadurch müssen Sie ihre gewohnten Arbeitsweisen nicht ändern - und profitieren dennoch von allen anderen Vorzügen unseres DMS - Systems.
Zusammenarbeit
Anzen unterstützt die Zusammenarbeit, indem die Dokumentenordnerstruktur als WebDAV-Ordner freigegeben werden kann. So können ganz einfach Teams gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Die Einbindung von externen Mitarbeitern über das Internet ist möglich.
Vertec-Integration
Durch unsere Vertec-Extension werden Ihre Dokumente aus Vertec direkt in Anzen abgelegt und dort indiziert. Die Zeiten, einen Projektordner nicht mehr zu finden, da das Projekt umbenannt wurde, sind dank Anzen vorbei: Anzen kennt die Vertec-Objekte selbst und kann Änderungen automatisch nachziehen. Anzen kann automatisch bei der Indizierung von Dokumenten Verschlagwortungen aus Ihrem Vertec-System holen und Ihre Dokumentenbasis damit anreichern.
Modern
Anzen besitzt eine moderne Web-Oberfläche und wurde von Grund auf als 100% Cloud-fähiges Produkt entwickelt. Bei Bedarf können Dokumente lokal oder in Azure- oder AWS-Storages abgelegt werden. Um Ihre Datenschutzanforderungen zu erfüllen, kann Anzen auch herkömmlich bei Ihnen lokal installiert werden.
Technische Details
Anzen nutzt die folgenden Technologien:
- .NET 7.0
- Angular
- WebDAV
- PostgreSQL
- Elasticsearch
...und ist damit lauffähig unter Windows, Linux und Mac (Docker und nativ)
Anzen Screenshots und Videos
FAQ
Was unterscheidet Anzen von anderen DMS?
Anzen lässt sich parallel im Webbrowser oder im WebDav (Explorer) öffnen. Somit wird die gewohnte Arbeit über den Strukturbaum im Explorers nicht geändert.
Anzen ist voll in Vertec integriert. Ein Zugriff und die Bearbeitung der Dokumente ist sowohl aus Anzen als auch aus Vertec heraus jederzeit möglich.
Zudem beschränkt sich Anzen auf die wesentlichen Features eines DMS.
Funktioniert Anzen nur mit Vertec?
Nein, Sie können Anzen problemlos ohne Vertec nutzen.
Ist Anzen eine Lösung zur korrekten, regulatorisch korrekten Ablage von Spesenbelegen? D.h. dass diese von Behörden als digitale Belege akzeptiert werden?
In DE würde dies akzeptiert werden, da du einen Dokumententyp so konfigurieren kannst, dass die Belege unveränderbar und unlöschbar sind und jede Änderung in der Historie verzeichnet wird.
In DE benötigst Du dazu noch eine Verfahrensbeschreibung, die man selbst erstellen muss (zusammen mit seinem Steuerberater).
Kann ich bestehende Dokumente aus meinem Vertec nach Anzen migrieren?
Es gibt ein Migrationsprogramm mit dessen Hilfe während der Einführung alle Dokumente aus Vertec nach Anzen migriert werden können. Es werden dabei sowohl per Aktivität verlinkte Dokumente als auch alle direkt abgelegten Dokumente aus dem hinterlegten Dokumentenordner übernommen.
Kann ich Anzen auch für die Ablage von Nicht-Vertec-Dokumenten nutzen?
In Anzen können parallele Ordner mit verschiedenen Berechtigungen konfiguriert werden. Dies können Sie nutzen, um auch andere Dokumente oder Dokumente anderer Applikationen in Anzen zu verwalten.
Ich habe bereits SharePoint Online über Microsoft 365. Lohnt sich dennoch Anzen für mich?
Anzen bietet wesentliche Vorteile gegenüber SharePoint, z.B. die bessere Volltextsuche über Dokumenteninhalte oder die Dokumentenvorschau. Auch ist die Verschlagwortung und das Tagging von Dokumenten einfacher.
Die native Unterstützung von Vertec kann für Sie automatisch Benutzer und/oder Benutzerberechtigungen aus Vertec synchronisieren, um z.B. Projektordner nur für das Projektteam bearbeitbar zu machen.
Ist Anzen als Cloud-Lösung verfügbar?
Anzen wurde von vornherein als Cloud-fähiges Produkt designed. Aktuell arbeiten wir am Aufbau unserer Cloud-Infrastruktur. Sobald dies abgeschlossen ist, kann Anzen auch direkt als SaaS-Produkt getestet und erworben werden.
Unterstützt der MailMonkey Anzen?
Es wird eine neue MailMonkey-Version gegen, die z. B. in Anzen abgelegte Rechnungen/Mahnung automatisiert versenden kann.
Unterstützt der OfficeConnector Anzen?
Es wird eine neue OfficeConnector-Version gegen, die E-Mails in Anzen ablegen kann.
Kann ich eine Anzen on-premises-Installation mit meinem Vertec Cloud Abo nutzen?
Ihr Vertec Cloud Abo muss Ihre Anzen-Vertec-Installation erreichen können (und umgedreht). Dies bedeutet, dass die URL Ihrer Anzen-Installation öffentlich erreichbar sein muss.
Wo legt Anzen physikalisch die abgelegten Dokumente bzw. Dokumentversionen ab?
Dies ist konfigurierbar. Aktuell wird die Ablage auf lokalen Laufwerken des Anzen-Servers sowie in Azure Storage Accounts (Container) unterstützt.
Müssen sich meine Vertec-User zusätzliche Anmeldedaten (Benutzername/Passwort) merken?
Anzen lässt sich pro Benutzer so konfigurieren, dass die Anmeldedaten aus Vertec genutzt werden können.
Kann ich Anzen für die Zusammenarbeit mit externen Partnern/Mitarbeitern nutzen?
Ja. Ein externer Benutzer/Partner benötigt ein Benutzerkonto in Anzen, damit kann er gemeinsam mit den internen Benutzern an Dokumenteninhalten arbeiten. Per Berechtigungen können Sie diesen Zugriff weiter einschränken.
Kann ich Anzen auch auf meinem Mac nutzen?
Anzen kann vollständig dank seiner web-basierten Oberfläche auch von Mac-Benutzern genutzt werden. Im Finder lässt sich Anzen als WebDAV-Laufwerk einbinden, so dass über den Finder Dokumenteninhalte direkt bearbeitet werden können.
Wozu benötige ich die Indizierung?
Die Indizierung erzeugt die Dokumentenvorschau und macht die Suche zu den Dokumenten möglich.
Exit: Was mache ich mit meinen Daten, wenn ich Anzen nicht mehr nutzen möchte?
Alle Dokumente sind ohne Weiteres aus dem Anzen-Share kopierbar.
Anzen DMS kennenlernen
