Voraussetzung für die Benutzung des beAConnectors ist eine eingetragene SAFE-ID auf dem eigenen User, ein erfolgreicher Login-Test mit den Zugangsdaten und die Zuordnung des Root-Ordners "Ordnerzugriff beA-Integration".
Der beAConnector nutzt per Default die interne Dokumentenspeicherung von Vertec. Sprich: jede ein- und ausgehende beA-Nachricht speichert ihre Anhänge direkt auf den zugehörigen Vertec-Aktivitäten.
Per Customizing ist die Einbindung Ihres DMS-Systems möglich, so dass diese Anhänge dort gespeichert werden.
Mit Vertec empfangene beA-Nachrichten werden in Ihrem beA-Postfach automatisch in den Ordner "Nach Vertec übernommen" verschoben:
Falls Sie eine Nachricht erneut in Vertec herunterladen möchten, So können Sie die zugehörigen Aktivitäten in Vertec löschen und die Nachricht erneut vom Ordner "Nach Vertec übernommen" in den "Posteingang" verschieben. Die Nachricht wird anschließend erneut von Vertec heruntergeladen.
Nach der Installation des beAConnectors steht in Vertec der Kommunikationsmitteltyp "SAFE-ID" zur Verfügung. Benutzen Sie diesen, um SAFE-IDs auf Firmen, Kontakten oder Personen zu hinterlegen. Die hinterlegten SAFE-IDs werden automatisch benutzt, falls Adressen als Empfänger in ausgehenden beA-Nachrichten genutzt werden:
Im Ordner "beA-Integration" sehen Sie die folgenden Ordner:
In den Unterordnern können Sie eingehende, ausgehende und gesendete Nachrichten begutachten/suchen.
Im Posteingang landen eingehende Nachrichten der dem aktuellen Bearbeiter zugeordneten SAFE-ID. Sie können den Posteingang manuell (Rechtsklick und Auswahl des Menüeintrags "beA-Integration: Posteingang aktualisieren" oder automatisch aktualisieren (Aktivierung der Option auf dem eigenen Bearbeiter).
Unerledigte Nachrichten erscheinen mit orangener Farbe.
Aus dem Posteingang lassen sich direkt Kontakte bei unbekannten Absendern erzeugen:
Bei bekannten SAFE-IDs wird der Absender automatisch erkannt und zugewiesen.
Wählen Sie bei eingehenden Nachrichten das betreffende Mandat und optional die Mandatsphase. Anschließend können Sie die Nachricht herunterladen (Button je Nachricht im Posteingang).
Ausgehende Nachrichten erstellen Sie am einfachsten im betroffenen Mandat. Erzeugen Sie dazu eine neue Aktivität:
Wählen Sie als erstes den Aktivitätstyp "beA ausgehend": es erscheinen dann weitere Bedienelemente, die Sie für beA benötigen:
Es gelten folgende Regeln für ausgehende beA-Nachrichten:
Die Nachricht besitzt selbsterklärende Buttons:
Nachrichten können entweder direkt aus der Vertec Aktivität oder aus "Meine ausgehenden Nachrichten" gesendet werden, indem Sie den Senden-Button betätigen:
Das Senden einer Nachricht wird bestätigt:
Nachrichten, bei denen eEBs angefordert wurden, werden im Posteingang gesondert markiert, ebenso in der Detailansicht der Aktivität. Auf der Aktivität steht Ihnen in Folge die Aktion "eEB beantworten" zur Verfügung:
Im erscheinenden Dialog können Sie die Nachricht annehmen oder ablehnen:
Falls eine Nachricht gesendet wurde, wird regelmäßig deren Sendestatus verfolgt. Wurde dieser erfolgreich abgeholt, so kann der Status aus der gesendeten beA-Nachricht ausgelesen werden (inkl. OSCI-Nachrichten-ID).
Unter anderem können folgende Punkte des beAConnectors angepasst werden:
