Zwei Systeme für CRM und ERP Funktionen? Damit vergibt man sich heutzutage wertvolle Synergien und Einsparpotenziale. Wenn Kunden und Interessenten im CRM bekannt sind und man mit diesen Daten ERP Funktionen ausführen kann, ist der absolute Kern der Geschäftsprozesse schon gut aufgestellt. Zeiterfassung, Projektkalkulationen, Verrechnung von Leistungen und Reisekosten …
Zeiten und Reisekosten für Projektarbeiten müssen heutzutage auf mobilen Geräten erfasst werden können. So entsteht Unabhängigkeit von räumlichen Gegebenheiten. Egal, wo sich ihr Team befindet – diese tägliche Kernaufgabe muss schnell und einfach auf Handy oder Laptop zu erledigen sein.
Sind wir ehrlich – die wirklich wichtigen Prozesse sind in den meisten Dienstleistungsunternehmen recht ähnlich. Und trotzdem kennen wir keine Firma, die auf individuelle Abläufe und Details verzichten kann. Ihre nächste Business-Software muss anpassungsfähig sein. Und das nicht nur einmal zum Start, sondern immer wieder und fortlaufend.
Zur Anpassungsfähigkeit gehört auch die Möglichkeit der Kopplung an fremde Systeme. Klassiker sind Buchhaltungssysteme, DMS, Datev, SAP, Float und viele weitere. Erst mit diesen Schnittstellen werden die Potenziale der Automatisierung ausgeschöpft.
Wie hoch ist die Marge auf Projekten einer bestimmten Kategorie? Wie gut sind Ihre Budgetschätzungen? Und wie steht es um die Deckungsbeiträge im letzten Monat? Auswertungen für das Controlling müssen zum absoluten Standard jeder professionellen Business-Software gehören.
Sie wollen nicht für jede kleine Frage oder Anpassungen den Support des Software-Herstellers oder Vertriebspartners nutzen. Oft muss es schnell gehen und einige Anpassungen möchten Sie vielleicht auch eigenständig umsetzen. Umso besser, wenn für die Software eine aktuelle, gut strukturierte Dokumentation verfügbar ist. Dieser Punkt wird bei Kaufentscheidungen oft sträflich vernachlässigt.
Werden Sie im Laufe der Jahre Support vom Hersteller oder Vertriebspartner benötigen? Für 90 % der Unternehmen lautet die Antwort: ja. Informieren Sie sich gut über Qualifikation, Erreichbarkeit und Kommunikationskanäle. Bewertungen im Netz geben oft einen guten ersten Einblick.
Business-Software Anschaffungen sind Investitionen in die Zukunft Ihres Unternehmens. Verschaffen Sie sich ein klares Bild von der wirtschaftlichen Lage des Herstellers. Wird das Produkt aktiv weiterentwickelt? Wächst das Unternehmen? Was Sie definitiv vermeiden sollten, ist der Kauf eines “end of life” Produkts.
Die gesetzlichen Anforderungen zum Schutz von Daten werden jedes Jahr strenger. Aber auch fernab von Gesetzen und Verordnungen ist ein hohes Maß an Sicherheit in der Business-Software überlebenswichtig. Der Verlust von Kundendaten ist nicht nur teuer, sondern kann irreparable Reputationsschäden nach sich ziehen. Regelmäßige Audits beim Hersteller sind absolute Pflicht. Fragen Sie aktiv nach.
Anpassungen an neue Prozesse oder Angebote dürfte nicht gleich ein riesiges IT-Projekt auslösen. Im Idealfall bietet Ihre neue Business-Software Templates und Komponenten, mit denen Sie Zusatzfunktionen schnell und einfach einbauen. Wichtig: Solche Komponenten müssen in sich wiederum anpassbar sein.
Dieser Punkt ist selbstredend. Oder doch nicht? Die Vergleichbarkeit zwischen verschiedenen Produkten ist oft gar nicht so einfach. Denken Sie in Ihrer Evaluation auch an Folgekosten für Customizing, Support und Betrieb. Vergleichen Sie auf einer Betriebsdauer von beispielsweise 7 Jahren, um wirklich aussagefähige Zahlen zu bekommen.
Mit automatisierten Abläufen lässt sich reichlich Zeit und Geld einsparen. Ein Beispiel: Wenn all Ihre erbrachten Leistungen und Spesen am Monatsende automatisch auf die richtige Rechnung gebucht werden – und nach einem kurzen Check der E-Mail Versand automatisch abläuft – sparen Sie Stunde um Stunde. Und das jeden Monat.
Mit wenigen Klicks sollten Sie für jeden Kunden sehen, wie es um die relevanten Projekte steht. Auch die letzten Aktivitäten, sei es aus Mails oder Meetings, müssen sofort verfügbar sein. Dieser Vorteil aus dem Zusammenspiel von CRM und ERP macht Ihr Unternehmen kundenzentriert.
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