Schluss mit Excel-Chaos
Melanie Hauptlorenz
20. Oktober 2022
Der Weg zum zukunftsfähigen Unternehmen mit durchgängigen Geschäftsprozessen. Warum Excel keine gute Lösung sein kann und welche Vorteile man mit Business-Software erlangt.
Das Problem mit Excel
In Beratungsgesprächen mit Dienstleistungsunternehmen treffen wir oft auf diese Situation:
- Zeiten (Leistungen) werden in diversen Excel-Tabellen erfasst
- Am Monatsende entsteht Stress, speziell, wenn Mitarbeiter im Urlaub sind und ihre Zeiten fehlen
- Es kommt zu diversen Rückfragen, viel Handarbeit und dabei auch zu Fehlern
- Das Zusammentragen und Abrechnen von Reisekosten dauert Ewigkeiten
- Die Tabellen werden in Word überführt, um dort händisch Rechnungen zu erstellen
Aufwand, Stress und Fehleranfälligkeit sind hoch. Automatisierung ist nicht vorhanden. Manuelle Geschäftsprozesse sind teuer und bremsen Unternehmen aus.
Die Lösung
Um das Chaos mit Excel und Word zu beseitigen, benötigen Unternehmen eine zentrale Quelle für Daten wie Zeiten, Stundensätze, Pauschalen und vieles mehr.
- Alle Beschäftigten buchen ihre Zeiten im System auf Projekte oder Mandate (im Browser oder auf dem Smartphone)
- Das System kennt hinterlegte Stundensätze, Pauschalen und Budgets
- Eine Automatik verrechnet zum festgelegten Zeitpunkt alle gebuchten Leistungen, erstellt Rechnungen und kann diese sogar automatisiert versenden
- Zwischenschritte wie Rechnungsfreigaben sind individuell umsetzbar
Wenn Business-Software solche Dienste leistet und dabei wartbar und erweiterbar ist, eröffnen sich völlig neue Möglichkeiten. Durchgängige Geschäftsprozesse reduzieren manuelle Aufwände, schaffen eine “single source of truth” und entlasten alle Beschäftigten.