Wie Sie Zahlungen in Vertec zuverlässig abgleichen – so behalten Sie den Überblick

Die meisten Vertec-Kund:innen erstellen ihre Rechnungen direkt in Vertec. Ein Großteil dieser Kund:innen nutzt zudem den Zahlungsstatus der Rechnungen, um den Mahnprozess zu steuern.

Damit dieser Mahnprozess sicher und zuverlässig funktioniert, ist ein stets aktueller Zahlungsstand in Vertec erforderlich. Denn niemand möchte bereits bezahlte Rechnungen mahnen.

Doch wie erhält man akkurate und verlässliche Zahlungsdaten? Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten, die wir in diesem Artikel näher beleuchten:

1. Manueller Abgleich mit den Geschäftskonten 
2. Import der Zahlungen aus der Buchhaltung 
3. Import der Zahlungen über CAMT-Files 
4. Direkter Abgleich per EBICS mit den Geschäftskoten 

1. Manueller Abgleich mit den Geschäftskonten 

Der Klassiker – aber auch die fehleranfälligste Variante. 

Viele Buchhaltungsteams prüfen täglich die eingehenden Zahlungen auf den Geschäftskonten und tragen sie manuell in Vertec ein. Dabei kann es schnell passieren, dass Zahlungen doppelt, falsch oder gar nicht verbucht werden – etwa wenn Abstimmungen im Team fehlen, Buchungstage übersehen werden, Zahlendreher oder falsche Zuordnungen erfolgen. 

Nachteile: aufwendig, fehleranfällig, unzuverlässig 

2. Import der Zahlungen aus der Buchhaltung 

Vertec bietet Schnittstellen zu verschiedenen Buchhaltungssystemen, z. B. zu DATEV, über die Zahlungen importiert und abgeglichen werden können. 

Der Import wird in der Regel manuell ausgelöst und funktioniert zuverlässig, wenn die Buchhaltung tagesaktuelle Zahlungen bereitstellt. 

Fehlt eine passende Schnittstelle, lässt sich diese meist individuell erweitern – sprechen Sie uns bei Bedarf einfach an. 

Nachteile: aktuelle Buchhaltungsdaten erforderlich, Erweiterungen von Schnittstellen aufwändig 

3. Import der Zahlungen über CAMT-Files 

Das CAMT-Format („Cash Management“) basiert auf dem internationalen Standard ISO 20022 und dient dem elektronischen Austausch von Konto- und Zahlungsinformationen zwischen Banken und Unternehmen. 

Viele Banken bieten im Online-Banking die Möglichkeit, CAMT-Dateien herunterzuladen. Diese können anschließend in Vertec importiert werden – ebenfalls manuell. 

Auf Wunsch lässt sich Vertec so erweitern, dass CAMT-Files automatisch verarbeitet und Zahlungen erzeugt werden. Sprechen Sie uns auch hier gerne an.

Nachteile: manueller Download und Import erforderlich, potenzielle Fehler durch manuelle Datumseingabe 

4. Direkter Abgleich per EBICS mit den Geschäftskonten 

Der EBICS-Standard (Electronic Banking Internet Communication Standard) ermöglicht den sicheren Datenaustausch zwischen Unternehmen und Banken über das Internet. Er ermöglicht die Übertragung von Zahlungsaufträgen, Kontoauszügen und anderen Bankgeschäften mithilfe von elektronischen Unterschriften. 

Mit EBICS können unter anderem Kontoauszüge direkt und automatisiert von der Bank abgerufen werden. 

Über den appGenerics EbicsConnector lassen sich Bankkonten direkt in Vertec einbinden. Dadurch läuft der Zahlungsabgleich vollständig automatisiert: Rechnungsnummern werden erkannt, Zahlungen automatisch zugeordnet und Unklarheiten in einem separaten Bereich gesammelt (z.B. unvollständige Rechnungsnummern im Verwendungszweck).

Nachteil: wiederkehrende Kosten durch den EBICS-Dienst

Fazit: Vier Wege, ein Ziel – verlässliche Zahldaten 

Ob manuell, über Buchhaltung, per CAMT oder EBICS: 

Es gibt mehrere Wege, Zahlungen mit Ihrer Vertec-Installation abzugleichen. Welche Variante für Sie am besten ist, hängt von Ihren internen Prozessen und Anforderungen ab. 

Eines ist jedoch klar: Aktuelle Zahlungsdaten sind die Basis für ein zuverlässiges Mahnwesen – und sorgen dafür, dass Ihr Team Zeit spart und Ihre Kund:innen korrekt informiert bleiben. 

Sie möchten wissen, welche Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt? 

Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gern!